Gastos deducibles más importantes

El tema de los gastos es algo complejo, sobre todo para saber qué puede considerarse un gasto deducible y qué no. Existen también algunas diferencias en los gastos que pueden deducirse los autónomos y las empresas. Vamos a analizarlo todo con detalle.

Qué se considera un gasto deducible

En primer lugar, hay que tener claro qué es un gasto deducible. Esto es fundamental a efectos fiscales. Se considera un gasto deducible todo lo que se pueda restar de los ingresos brutos para obtener el beneficio real de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Esos gastos deben acreditarse con las correspondientes facturas y cumplir una serie de requisitos.

Requisitos que deben cumplir los gastos para que sean deducibles

Para poder tratar un gasto como deducible, debe cumplir lo siguiente:

• Ser acreditable. Tiene que ser un gasto que se pueda demostrar sin ninguna duda. Para ello, es obligatorio contar con una factura completa (que incluya los datos fiscales del destinatario); no es suficiente con un ticket o factura simplificada.
• Haber sido pagado por el sujeto pasivo. El contribuyente debe poder demostrar que ha pagado las facturas con sus propios recursos, ya que presentar facturas que han pagado otros es motivo de sanción.
• Tener relación directa con la actividad. Para cumplir con este requisito, la Agencia Tributaria aplica el principio de causalidad. Es decir, el gasto tiene que ser necesario para obtener ingresos.
• Estar en las fechas correctas. Para poder deducir el gasto se ha tenido que realizar en el periodo impositivo que se está declarando.
• Estar contabilizado. Los gastos deducibles deben haber sido registrados y constar en los libros de cuentas.

Tipos de gastos deducibles

Antes de especificar y entrar de lleno en todos los gastos que se pueden deducir, vamos a diferenciar entre las empresas y los autónomos, ya que tienen algunas diferencias.

Gastos deducibles para empresas

Empresas hay de muchos tipos y con actividades muy diversas, por lo que la lista de gastos deducibles puede ser muy larga. Sin embargo, los gastos deducibles más comunes para empresas son los siguientes:

• Sueldos y salarios. Se incluyen aquí los sueldos de los empleados, los pagos a la Seguridad Social y otros gastos de personal.
• Consumos de explotación. Entre otros, se incluyen en este apartado las compras de mercancías, materias primas y/o auxiliares, así como otras adquisiciones de bienes efectuadas a terceros, como puede ser el combustible o el material de oficina.
• Arrendamientos y cánones. Este apartado lo forman los gastos de alquiler, gastos de asistencia técnica o cuotas de leasing, entre otros.
• Reparaciones y conservación de bienes materiales, siempre que no supongan una mejora, que en tal caso se consideraría una inversión amortizable en varios años.
• Servicios ofrecidos por profesionales independientes, como abogados, auditores y notarios, y otros servicios exteriores, como el suministro de agua, electricidad, telefonía, etc.
• Tributos fiscalmente deducibles. No se incluye el IRPF y, por lo general, tampoco el IVA (al ser neutral para la empresa), salvo que la actividad esté exenta y el IVA se convierta en un coste. Sí son deducibles el IAE o el IBI. Aunque la mayoría de los autónomos y microempresas están exentos de pagar el IAE, ya que solo es obligatorio para aquellas entidades que facturen más de 1.000.000 € al año.
• Pérdidas por insolvencia de deudores, siempre que se cumplan los requisitos legales de antigüedad de la deuda o declaración de concurso.
• Gastos financieros. Son los gastos en los que se incurre para obtener financiación, como los intereses de préstamos y créditos, gastos de gestión por descuento de efectos comerciales, intereses de demora con Hacienda o recargos por aplazamiento de pago de deudas.

Además de estos gastos comunes, también se pueden incluir otros que son menos habituales, como la compra de libros, suscripciones a revistas, cuotas de asociaciones de empresarios, primas de seguro de enfermedad y asistencia médica privada.

Gastos deducibles para autónomos

Los profesionales autónomos deben tener especial cuidado con el cumplimiento de los criterios de necesidad, causalidad y justificación, ya que es posible confundir los gastos personales con los profesionales.

Aunque existe una tipología de gastos deducibles muy amplia, los gastos deducibles más habituales para autónomos son los siguientes:

• Alquiler de oficina, almacén o punto de venta: Gastos derivados del arrendamiento del espacio físico donde se desarrolla la actividad empresarial.
• 30% de la parte proporcional de los suministros: Deducción aplicada sobre la factura de luz, agua, gas e internet según los metros cuadrados de la vivienda afectos a la actividad. Aclarar que el 30% se aplica sobre la proporción de metros cuadrados a menos que se pueda probar una proporción distinta (lo cual es muy difícil sin contadores independientes). El cálculo es: (Metros oficina / Metros totales vivienda) x 30% x Factura de suministros.
• Gastos del edificio: Incluye tributos y cuotas vinculadas al inmueble como el IBI, la comunidad de propietarios o las tasas de recogida de basuras.
• Teléfonos o conexiones a internet: Gastos de telefonía móvil y fija necesarios para la comunicación comercial y operativa.
• Materiales y materias primas: Adquisición de elementos necesarios para la producción de bienes o la prestación de servicios.
• Bienes de inversión: Comprende la compra y reparación de maquinaria o equipo, así como su amortización calculada anualmente.
• Obsequios promocionales a clientes: Gastos en artículos publicitarios destinados a la captación o fidelización, siempre que estén debidamente acreditados. Añadir que los gastos por relaciones públicas y atención a clientes (regalos que no sean estrictamente promocionales con logo) tienen un límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios.
• Gastos de publicidad y marketing: Inversiones en campañas publicitarias, anuncios y estrategias de promoción de la marca.
• Diseño, programación o mantenimiento de páginas web: Costes relativos a la presencia digital, hosting, dominios y desarrollo de la web corporativa.
• Cuota de autónomos: Las aportaciones mensuales al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social.
• Servicios de asesoría: Gastos por servicios profesionales de gestión contable, fiscal, laboral o jurídica vinculada al negocio.
• Gastos financieros: Intereses de préstamos, créditos y gastos de gestión por descuento de efectos o demora.
• Gastos relacionados con los empleados: Incluyen el pago de sueldos, salarios, cotizaciones a la Seguridad Social y formación de la plantilla.
• Desplazamientos y dietas: Gastos de viaje y manutención, siempre que exista factura completa y se demuestre su vinculación a un día de actividad comercial. Existe un límite de 26,67 €/día en España (48,08 € si es en el extranjero) sin pernoctación, y el pago debe ser electrónico (tarjeta) obligatoriamente.
• Vehículos y combustible: Deducibles al 50% por regla general, a menos que se demuestre una afectación del 100% a la actividad industrial.
• IVA soportado: Deducible en el IRPF como mayor valor del gasto. Únicamente si no se ha deducido en el modelo 303, se está en regímenes especiales (Régimen de Recargo de Equivalencia) o se realizan actividades exentas (como medicina o educación) donde el IVA no es recuperable y, por tanto, se suma al valor del gasto.
• Pólizas de seguros de salud: Gastos de seguro médico privados deducibles hasta 500 € anuales por el titular y cada miembro de la unidad familiar directa. Este límite aumenta a 1.500 € si la persona (titular, cónyuge o hijos) tiene una discapacidad legalmente reconocida.
• Herramientas online: Suscripciones a software (SaaS), aplicaciones de gestión, servicios en la nube y otras herramientas digitales necesarias para el trabajo.

Los gastos deducibles son los que tienen una relación directa con la actividad y son necesarios para la misma. Además, son un poco diferentes los gastos que pueden deducir las empresas y los autónomos, aunque hay algunos muy habituales como el alquiler, los suministros, los gastos de personal y las compras de mercaderías que pueden deducirse en ambos casos.

Además, como hemos visto, la línea que separa un gasto personal de uno profesional puede ser delgada, y los requisitos de la Agencia Tributaria son cada vez más estrictos. Un error en la interpretación de la deducibilidad de suministros o vehículos puede derivar en sanciones innecesarias.

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