Wichtigste abzugsfähige Betriebsausgaben

Das Thema Ausgaben ist ziemlich komplex, insbesondere wenn es darum geht, zu wissen, was als abzugsfähige Ausgabe angesehen werden kann und was nicht. Es gibt auch einige Unterschiede bei den Ausgaben, die Selbstständige und Unternehmen abziehen können. Wir werden alles im Detail analysieren.

Was gilt als Betriebsausgaben

Zunächst muss man sich darüber im Klaren sein, was eine abzugsfähige Ausgabe ist. Dies ist für steuerliche Zwecke von grundlegender Bedeutung. Als abzugsfähige Ausgabe gilt alles, was von den Bruttoeinnahmen abgezogen werden kann, um den tatsächlichen Gewinn einer wirtschaftlichen Tätigkeit bei der Zahlung von Steuern zu erhalten. Diese Ausgaben müssen mit den entsprechenden Rechnungen nachgewiesen werden und eine Reihe von Anforderungen erfüllen.

Anforderungen, die Ausgaben erfüllen müssen, um abzugsfähig zu sein

Damit eine Ausgabe als abzugsfähig gilt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Belegmäßig nachweisbar. Es muss eine Ausgabe sein, die zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Hierfür ist es zwingend erforderlich, eine vollständige Rechnung zu haben (die die Steuerdaten des Empfängers enthält); ein Kassenbeleg oder eine vereinfachte Rechnung reicht nicht aus.
• Vom Steuerpflichtigen bezahlt worden sein. Der Steuerpflichtige muss nachweisen können, dass er die Rechnungen aus eigenen Mitteln bezahlt hat, da das Einreichen von Rechnungen, die von anderen bezahlt wurden, ein Grund für eine Sanktion ist.
• Direkten Zusammenhang mit der Tätigkeit haben. Um diese Anforderung zu erfüllen, wendet das Finanzamt das Kausalitätsprinzip an. Das heißt, die Ausgaben müssen zur Erzielung von Einnahmen notwendig sein.
• In den korrekten Zeiträumen liegen. Um die Ausgabe abziehen zu können, muss sie in dem Steuerzeitraum getätigt worden sein, der deklariert wird.
• Ordnungsgemäß verbucht sein. Betriebsausgaben müssen erfasst worden sein und in den Geschäftsbüchern erscheinen.

Arten abzugsfähiger Ausgaben

Bevor wir alle abzugsfähigen Ausgaben genauer beschreiben und näher erläutern, wollen wir zwischen Unternehmen und Selbstständigen unterscheiden, da es zwischen ihnen einige Unterschiede gibt.

Abzugsfähige Ausgaben für Unternehmen

Es gibt viele Arten von Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Aktivitäten, daher kann die Liste der abzugsfähigen Ausgaben sehr lang sein. Die häufigsten abzugsfähigen Ausgaben für Unternehmen sind jedoch die folgenden:

• Gehälter und Löhne. Hierzu zählen die Gehälter der Mitarbeiter, die Sozialversicherungsbeiträge und sonstige Personalausgaben.
• Betriebskosten. In diesen Abschnitt fallen unter anderem Käufe von Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie sonstige Warenbeschaffungen von Dritten wie etwa Kraftstoffe oder Büromaterial.
• Mieten und Gebühren. In diesem Abschnitt sind unter anderem Mietkosten, Kosten für technische Unterstützung oder Leasinggebühren enthalten.
• Reparaturen und Instandhaltungen von Sachanlagen, sofern sie keine Verbesserung darstellen, die in einem solchen Fall als Investition gelten würde, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden muss.
• Dienstleistungen, die von unabhängigen Fachleuten wie Anwälten, Wirtschaftsprüfern und Notaren angeboten werden, sowie andere externe Dienstleistungen wie Wasser, Strom, Telefon usw.
• Steuerlich absetzbare Steuern. Dies beinhaltet nicht die Einkommensteuer (IRPF) und in der Regel auch nicht die Mehrwertsteuer (da diese für das Unternehmen neutral ist), es sei denn, die Tätigkeit ist befreit und die Mehrwertsteuer wird zu Kosten. Abzugsfähig sind hingegen die spanische Gewerbesteuer (IAE) oder die Grundsteuer (IBI). Die meisten Selbstständigen und Kleinstunternehmen sind von der Zahlung der IAE (spanische Gewerbesteuer) befreit, da diese nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 1.000.000 € verpflichtend ist.
• Verluste aufgrund der Insolvenz von Schuldnern, sofern die gesetzlichen Anforderungen an das Alter der Forderung oder die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens erfüllt sind.
• Finanzielle Aufwendungen. Dies sind die Kosten, die für die Finanzierung anfallen, wie Zinsen für Darlehen und Kredite, Verwaltungsgebühren für den Diskont von Handelspapieren, Verzugszinsen gegenüber dem Finanzamt oder Zuschläge für den Zahlungsaufschub von Schulden.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Ausgaben können auch andere, weniger allgemeine Ausgaben einbeziehen, wie etwa Buchkäufe, Zeitschriftenabonnements, Mitgliedsbeiträge für Wirtschaftsverbände, Krankenversicherungsprämien und private medizinische Versorgung.

Abzugsfähige Ausgaben für Selbstständige

Selbstständige Fachleute müssen besondere Sorgfalt darauflegen, die Einhaltung der Kriterien der Notwendigkeit, der Kausalität und der ausreichenden Begründung zu besorgen, da die Möglichkeit einer Verwechslung privater Ausgaben mit beruflichen Ausgaben besteht.

Obwohl es eine große Bandbreite abzugsfähiger Ausgaben gibt, sind die häufigsten abzugsfähigen Ausgaben für Selbstständige die folgenden:

• Miete von Büro, Lager oder Verkaufsstelle: Kosten aus der Vermietung des physischen Raums, in dem die Geschäftstätigkeit stattfindet.
• 30 % des proportionalen Teils der Verbrauchskosten: Abzug auf Strom-, Wasser-, Gas- und Internetrechnungen basierend auf den für die Tätigkeit genutzten Quadratmetern der Wohnung. Die Berechnung lautet: (Quadratmeter des Büros / Gesamtquadratmeter der Wohnung) x 30 % x Gesamtbetrag der Verbrauchskostenabrechnung.
• Gebäudekosten: Enthält Steuern und Gebühren im Zusammenhang mit der Immobilie wie Grundsteuer (IBI), Gemeindekosten oder Müllgebühren.
• Telefon- oder Internetverbindungen: Kosten für Mobilfunk- und Festnetzanschlüsse, die für die geschäftliche und operative Kommunikation erforderlich sind.
• Materialien und Rohstoffe: Erwerb von Elementen, die für die Herstellung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen erforderlich sind.
• Investitionsgüter: Umfasst sowohl den Kauf und die Reparatur von Maschinen oder Geräten als auch deren entsprechende jährliche Abschreibung.
• Werbegeschenke für Kunden: Ausgaben für Werbeartikel zur Kundengewinnung oder -bindung, sofern diese ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Es ist anzumerken, dass Aufwendungen für Öffentlichkeitsarbeit und Kundenbetreuung (Geschenke, bei denen es sich nicht um reine Werbeartikel mit Logo handelt) auf 1 % des Nettoumsatzes begrenzt sind.
• Werbe- und Marketingkosten: Investitionen in Werbekampagnen, Anzeigen und Strategien zur Markenführung.
• Design, Programmierung oder Pflege von Webseiten: Kosten für die digitale Präsenz, Hosting, Domains und die Entwicklung der Unternehmenswebsite.
• Gebühren für Selbständige: Monatliche Beiträge zur Sondersozialversicherung für Selbstständige (RETA).
• Beratungsdienste: Ausgaben für professionelle Dienstleistungen in der Buchhaltungs-, Steuer-, Arbeits- oder Rechtsverwaltung des Unternehmens.
• Finanzierungskosten: Zinsen für Darlehen, Kredite und Verwaltungsgebühren für Diskontierungen oder Verzug.
• Personalkosten: Umfasst die Zahlung von Gehältern, Löhnen, Sozialversicherungsbeiträgen und Mitarbeiterschulungen.
• Reise- und Verpflegungskosten: Sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Zusammenhang mit einem Geschäftstag nachgewiesen wird. Es gilt eine Grenze von 26,67€/Tag in Spanien (48,08€ im Ausland) ohne Übernachtung, wobei die Zahlung zwingend elektronisch (per Karte) erfolgen muss.
• Fahrzeuge und Kraftstoffe: In der Regel zu 50 % abzugsfähig, es sei denn, es wird eine 100-prozentige industrielle Nutzung nachgewiesen.
• Gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer): In der Einkommensteuer (IRPF) nur dann als erhöhter Ausgabenwert abzugsfähig, wenn sie nicht über das Modell 303 abgezogen wurde. Dies gilt für Steuerpflichtige in Sonderregelungen (wie der Pauschalierung / Recargo de Equivalencia) oder bei der Ausübung steuerfreier Tätigkeiten (z. B. Medizin oder Bildung), bei denen die Mehrwertsteuer nicht erstattungsfähig ist und somit dem Gesamtwert der Ausgabe hinzugerechnet wird.
• Beiträge zur privaten Krankenversicherung: Private Krankenkassenbeiträge sind bis zu 500 € pro Jahr für den Versicherungsnehmer und jedes unmittelbare Familienmitglied absetzbar. Diese Grenze erhöht sich auf 1.500 €, wenn die Person (Versicherungsnehmer, Ehepartner oder Kinder) eine gesetzlich anerkannte Behinderung hat.
• Online-Tools: Abonnements für Software (SaaS), Management-Anwendungen, Cloud-Dienste und andere für die Arbeit notwendige digitale Werkzeuge.

Betriebsausgaben sind solche, die in direktem Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen und für diese notwendig sind. Darüber hinaus unterscheiden sich die Ausgaben, die Unternehmen und Selbstständige abziehen können, leicht, obwohl einige sehr gängige Ausgaben, wie z. B. Miete, Nebenkosten, Personalkosten und Warenkäufe, in beiden Fällen abgezogen werden können. Zudem ist, wie wir gesehen haben, die Trennlinie zwischen privaten und beruflichen Ausgaben oft schmal, und die Anforderungen der Finanzbehörden werden immer strenger. Ein Fehler bei der Auslegung der Abzugsfähigkeit von Nebenkosten oder Fahrzeugen kann zu unnötigen Sanktionen führen.

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