Consejos para hacer la declaración del IVA correctamente en España

En época de impuestos, todo son dudas y muchas veces no se sabe por dónde empezar.

El IVA es uno de los principales impuestos que se pagan en España. Por eso, hay que tener claro cómo hacer la declaración del IVA correctamente para no tener problemas con la Agencia Tributaria.

¿Quién tiene que presentar el IVA trimestral?

Una primera pregunta fundamental es: ¿estoy obligado/a a presentar la liquidación del IVA?

Pues como respuesta a esta cuestión tenemos tres posibilidades:

• Estar obligados a presentar trimestralmente la declaración del IVA. Es el caso de la mayoría de los empresarios y profesionales.
• Tener que hacer una presentación mensual. Esto se aplica a grandes empresas, grupos consolidados y también a pymes o autónomos inscritos en el REDEME (Régimen de Devolución Mensual del IVA). Y, además, los incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII) —es decir, quienes llevan los libros de registro del IVA de forma electrónica— presentan también de forma mensual.
• No tener que hacer declaración del IVA. Solo se da en los casos en que los empresarios o profesionales realizan actividades exentas de IVA en exclusiva.

Una vez que esta pregunta está respondida, vamos a ver cuándo hay que presentar la declaración del IVA.

Plazos para presentar la declaración trimestral del IVA

Al ser la mayoría, vamos a ver los plazos trimestrales de presentación para quienes declaran mediante el Modelo 303, es decir, los empresarios y autónomos. Tienen la obligación de presentar el IVA trimestralmente dentro de los siguientes plazos:

• Primer trimestre. El plazo es del 1 al 20 de abril, siendo el tope el 15 de abril en caso de que quieras domiciliar el pago.
• Segundo trimestre. Las fechas van del 1 al 20 de julio, salvo que desees domiciliar, que tendrás que hacerlo antes del día 15.
• Tercer trimestre. El periodo es del 1 al 20 de octubre, acabando el plazo de domiciliación el día 15.
• Cuarto trimestre. Es un poco más largo, del 1 al 30 de enero del año siguiente, quedando la fecha tope en el 25 de enero en caso de domiciliación.

Si el último día de presentación es sábado, domingo o festivo, el plazo se prorroga hasta el siguiente día hábil. Por regla general, el plazo de domiciliación se amplía los mismos días que el de presentación, pero los plazos exactos de domiciliación pueden variar cada año, por lo que conviene comprobar el Calendario del Contribuyente publicado por la Agencia Tributaria antes de cada ejercicio.

Cómo presentar el IVA trimestral

Desde el ejercicio 2023 se eliminó la posibilidad de presentar el modelo 303 en papel.
Actualmente, todas las declaraciones deben presentarse por vía telemática a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).

Para acceder, es necesario identificarse y firmar mediante uno de los siguientes medios:

• Certificado digital, válido para personas jurídicas y físicas (incluido el del DNI electrónico).
• Sistema Cl@ve, disponible solo para personas físicas.
• En el caso de presentaciones mediante asesoría o representante, estos deben disponer de autorización en el censo de apoderamientos electrónicos (modelo 036 o 255).

La AEAT ofrece un servicio de presentación directa del Modelo 303 en su web, con validaciones automáticas y ayuda contextual, lo que facilita el proceso.

Qué IVA puedes deducir

El importe a pagar será la diferencia entre el IVA repercutido (el que cobras en tus facturas) y el IVA soportado (el que pagas en tus compras).

Sin embargo, no todos los gastos son deducibles. Para poder incluir el IVA soportado en tu declaración, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Solo puedes desgravar en proporción a tu prorrata. En el caso de que en tu actividad lleves a cabo operaciones que dan derecho a deducción, junto con otras que no dan derecho a deducción, solo podrás deducir una parte de estas, debiendo aplicar la regla de prorrata.
• El bien o servicio adquirido debe figurar en la contabilidad o en los libros registro de IVA. Una de las principales obligaciones de toda empresa es llevar un registro de las facturas, entre las que se deben encontrar todas las que tengan derecho a deducirse.
• En el caso de bienes o servicios utilizados tanto para fines profesionales como personales, se aplican reglas especiales de afectación parcial (p. ej., vehículos de empresa o gastos de suministros).
• Debes conservar factura completa y válida como justificante (no bastan tickets simplificados, salvo importes pequeños).

Recuerda que, si estás acogido al SII, la deducción del IVA soportado se realiza en función del registro electrónico de las facturas dentro de los plazos de suministro, que actualmente son cuatro días naturales desde el registro contable (salvo excepciones de fin de mes o fines de semana).

¿Qué hay que preparar antes de la declaración del IVA trimestral?

Antes de comenzar a rellenar el modelo 303 de la declaración trimestral del IVA debes tener preparado:

• Ingresos y gastos relacionados con la actividad profesional del trimestre correspondiente.
• Datos fiscales del titular y la empresa: nombre, apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal, etc.

En caso de que declares en nombre de terceros (asesorías), ten actualizada la autorización electrónica o apoderamiento.

Posibles resultados de la declaración del IVA trimestral

Una vez presentadas las facturas de ingresos y gastos, el resultado será la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado. Pueden darse tres situaciones:

• Resultado positivo, es decir, beneficios mayores que los gastos. Tendrás que devolver el importe que haya dado como resultado a la Agencia Tributaria (Hacienda).
• Resultado negativo, es decir, gastos mayores que los ingresos. En este caso, no debes devolver nada. Se irá acumulando para restarlo en las siguientes declaraciones trimestrales o te lo devolverá Hacienda al final del año (o mensualmente si estás en el REDEME).
• Resultado cero: si el IVA repercutido y soportado son equivalentes.

En resumen, la mayoría de los empresarios y profesionales tienen la obligación de presentar la declaración del IVA trimestralmente, mediante el modelo 303, dentro de los plazos señalados por la Agencia Tributaria. Se presenta a través de internet en la web de la AEAT y se incluyen todos los ingresos y gastos que figuren en la contabilidad de la empresa. Finalmente, el resultado podrá ser a pagar o a devolver, dependiendo si los beneficios o los gastos han sido mayores.

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