Importancia de la previsión de gastos e ingresos

Las finanzas de las empresas son importantes y también algo complicadas. Tener una previsión de gastos e ingresos es fundamental para trazar la estrategia a seguir y comprobar posteriormente las desviaciones.

¿Qué es la previsión de ingresos y gastos?

La previsión de gastos e ingresos es una estimación anticipada de los recursos económicos de una empresa. Por un lado, los ingresos que va a recibir y por otro los gastos a los que tiene que hacer frente. Es vital distinguir entre el gasto contable y el pago real. La previsión debe enfocarse en el flujo de caja (cash flow), registrando el momento exacto en que el dinero sale de la cuenta, y no solo cuando se recibe la factura, para asegurar que siempre haya fondos disponibles.

Este proceso es muy importante para la estabilidad financiera de la empresa y la toma de decisiones.

Previsión de ingresos de una empresa

Para hacer una previsión de los ingresos hay que estimar los recursos económicos que se espera obtener de las ventas, las inversiones y cualquier otra fuente de ingresos.

Para que la previsión de ingresos sea precisa es necesario analizar los datos históricos, las tendencias del mercado y las condiciones económicas. 

Previsión de gastos de una empresa

La previsión de gastos se hace calculando todos los pagos que la empresa va a tener que hacer en un periodo. Entre los pagos se incluyen los gastos fijos, variables y únicos:

• Gastos fijos. Son gastos estables a lo largo del tiempo. Los ejemplos más habituales son el alquiler y las suscripciones a servicios.
• Gastos variables. Son gastos que, aunque recurrentes, cambian en función de diferentes factores. Algunos ejemplos de estos tipos de gastos son el agua, la luz o el gas, y los gastos en materiales. Aunque suministros como el agua, la luz o el gas se consideran habitualmente variables, en muchas empresas funcionan como costes fijos o mixtos debido a las cuotas mínimas de servicio. También es recomendable incluir en este punto las comisiones de ventas o los gastos de envío y logística, ya que estos conceptos escalan en proporción directa con el volumen de ingresos y la actividad comercial.
• Gastos únicos. Son costes a los que la empresa hace frente con menor frecuencia. Algunos ejemplos son la compra de equipos e instalaciones. Al identificar estos gastos únicos, es fundamental considerar las amortizaciones. Contablemente, esto permite distribuir el impacto de una gran inversión a lo largo de su vida útil, proporcionando una visión más realista de los costes mensuales y anuales en la planificación a largo plazo.

Importancia de la previsión de ingresos y gastos

Que una empresa haga una previsión de ingresos y gastos es muy importante por las siguientes razones:

• Se controla mejor el flujo de efectivo. De esta forma se puede tener una previsión de falta o exceso de liquidez y ayuda a tomar decisiones sobre inversiones o fondos disponibles.
• Establecer límites de gasto. Se debe fijar un tope en el gasto al que puede hacer frente, priorizando en función de las necesidades, localizando fugas y detectando puntos fuertes.
• Optimizar recursos. Conociendo los ingresos futuros de la empresa se pueden ajustar los gastos y asignar los recursos eficientemente.
• Anticiparse a las necesidades de financiación. Al tener las previsiones hechas de forma precisa, la empresa tendrá la información cuando necesite financiarse interna o externamente para cubrir los gastos imprevistos.
• Revisar y modificar los presupuestos. Cuando se hacen presupuestos, estos deben ser realistas y flexibles, permitiendo cambios en función de la situación mensual que tenga la empresa.

Previsión vs. Presupuesto

Característica	Previsión (Forecast)	Presupuesto (Budget)
Naturaleza	Herramienta viva y dinámica que se ajusta a la realidad.	Documento estático que sirve como plan anual.
Objetivo	Estimar lo que realmente ocurrirá según el mercado.	Establecer lo que la empresa quiere que ocurra.
Flexibilidad	Alta: Se modifica mensualmente según los resultados reales.	Baja: Suele ser fijo y define límites de gasto.
Uso técnico	Basado en tendencias actuales y análisis de desviaciones.	Basado en objetivos estratégicos y asignación de recursos.

Cómo hacer una previsión de ingresos y gastos

A la hora de hacer una previsión de ingresos y gastos hay que seguir unos pasos para que sea lo más ajustado a la realidad posible.

Recopilar información

Obtener todos los datos posibles de periodos anteriores hace que se tenga una base sólida para poder hacer previsiones de futuro.

Una opción para conseguir esta información es recurrir al software que utilice la empresa para sus cuentas. Para que la recopilación de información sea sólida, las empresas pueden ir más allá del software contable básico y utilizar sistemas ERP, hojas de Excel avanzado o herramientas de Business Intelligence (BI). Estas tecnologías facilitan la trazabilidad en tiempo real y permiten ajustar las previsiones de forma ágil ante cualquier desviación del mercado.

Analizar las tendencias del mercado

Saber cómo está funcionando el mercado, la situación económica y las tendencias es esencial.

Pueden afectar a los gastos y los ingresos la estacionalidad y los cambios en el mercado y en el comportamiento de los consumidores. El análisis no debe ser lineal; debe identificar los picos y valles estacionales. Por ejemplo, considerar aumentos en costes de suministros en invierno o repuntes de ventas en periodos específicos, evitando la trampa de dividir el presupuesto anual simplemente entre doce meses.

Hacer una previsión de los ingresos futuros

Teniendo en cuenta los datos de periodos anteriores y las tendencias en el mercado que se han analizado, se puede hacer una estimación de los ingresos que se van a recibir.

Es importante hacer la previsión de una forma realista y valorando distintos escenarios, desde el más optimista al más pesimista, para poder tener preparada a la empresa en cualquier situación. En esta valoración de escenarios, es recomendable aplicar el principio de prudencia: ante la incertidumbre, es preferible infravalorar ligeramente los ingresos proyectados y sobreestimar los gastos. Esto actúa como un margen de seguridad que protege la liquidez ante imprevistos.

Identificar y hacer una previsión de los gastos

A la hora de hacer una previsión de los gastos se deben incluir todos los costes relacionados con el funcionamiento de la empresa. Se dividen, como hemos visto en apartados anteriores, en gastos fijos, variables y únicos.

Con esta identificación es posible establecer un límite de gastos que refleje el estado financiero de la compañía.

Segmentación de gastos

Cada departamento de la empresa debe tener una asignación de gastos propia. Este reparto debe estar en relación con la estrategia de ventas para que se pueda asegurar la rentabilidad del negocio.

Seguimiento y modificación

Aunque la previsión de ingresos y gastos esté hecha, es importante que se revise cada cierto tiempo. Esto es así porque hay situaciones que pueden cambiar y hay que ajustar las previsiones a los resultados reales y las nuevas expectativas para que haya estabilidad financiera.

Para que la previsión sea una herramienta de gestión verdaderamente profesional, no basta con realizar la estimación inicial. Es fundamental realizar un análisis de desviaciones al cierre de cada mes, comparando los datos previstos con los resultados reales. Calcular este margen de error permite identificar por qué no se cumplieron las expectativas y ajustar las proyecciones futuras para que sean cada vez más precisas y fiables.

Lo ideal es contar con una trazabilidad en tiempo real de los movimientos de efectivo que haya en la empresa. Así se podrán hacer correcciones en las previsiones de forma más ágil.

En resumen, la previsión de gastos e ingresos es una estimación del dinero que va a entrar y salir en una empresa. Sirve para controlar el efectivo, optimizar los recursos y anticiparse a las necesidades que van a surgir. ¿Cuenta tu empresa con una previsión actualizada para este trimestre? En Firmalex te ayudamos a optimizar tu estrategia financiera.

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