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Bei der Steuererklärung ist alles zweifelhaft und oft weiß man nicht, wo man anfangen soll.
Die Mehrwertsteuer (IVA – Impuesto sobre el Valor Añadido) ist eine der wichtigsten Steuern, die in Spanien gezahlt werden. Daher müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wie Sie die Umsatzsteuererklärung korrekt einreichen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Wer muss die vierteljährliche Mehrwertsteuer einreichen?
Eine erste, grundsätzliche Frage ist: Bin ich verpflichtet, die Umsatzsteuerabrechnung vorzulegen?
Als Antwort auf diese Frage haben wir drei Möglichkeiten:
- Die Umsatzsteuererklärung vierteljährlich einzureichen. Dies ist bei den meisten Unternehmer und Selbstständigen der Fall.
- Eine monatliche Präsentation zu machen. Dies gilt für Großunternehmen, Unternehmensgruppen sowie für kleine und mittlere Betriebe oder Selbstständige, die im REDEME-System (Régimen de Devolución Mensual del IVA – monatliche Erstattung der Umsatzsteuer) registriert sind. Außerdem müssen Steuerpflichtige, die am SII-System (Suministro Inmediato de Información) teilnehmen – also ihre Umsatzsteuerbücher elektronisch führen –, ebenfalls monatlich abgeben.
- Keine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Nur für Unternehmer oder Selbstständige, die ausschließlich von der Mehrwertsteuer befreite Tätigkeiten ausüben.
Sobald diese Frage geklärt ist, stellt sich die nächste: Wann muss die Erklärung eingereicht werden?
Fristen für die Abgabe der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung
Da die Mehrheit vierteljährlich erklärt, werden wir uns die vierteljährlichen Erklärungsfristen ansehen.
Für Unternehmer und Selbstständige, die vierteljährlich zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet sind, gelten folgende Fristen:
- Erstes Viertel. Der Zeitraum ist vom 1. April bis zum 20. April. Die Frist endet am 15. April, falls Sie die Zahlung per Lastschrift abbuchen möchten.
- Zweites Viertel. Die Termine reichen vom 1. bis 20. Juli, es sei denn, Sie möchten Ihren Wohnsitz beziehen, was Sie vor dem 15. tun müssen.
- Drittes Viertel. Der Zeitraum ist vom 1. bis 20. Oktober und die Lastschriftfrist endet am 15. Oktober.
- Viertes Viertel. Dies ist etwas länger, vom 1. Januar bis zum 30. Januar des Folgejahres, sodass die Lastschriftfrist am 25. Januar endet.
Die Frist kann verlängert werden, wenn der letzte Abgabetag ein Samstag, Sonntag oder Feiertag ist. In diesen Fällen kann die Vorlage am nächsten Werktag erfolgen und in der Regel verlängert sich auch die Frist für Lastschrifteinzüge entsprechend. Die genauen Termine können sich jedoch jährlich ändern – daher sollte man stets den Steuerkalender der Agencia Tributaria prüfen.
Wie wird die Umsatzsteuererklärung eingereicht?
Seit dem Steuerjahr 2023 ist die Abgabe in Papierform nicht mehr möglich.
Alle Erklärungen müssen elektronisch über das Online-Portal der spanischen Steuerbehörde (Sede Electrónica der AEAT) eingereicht werden.
Zur Identifikation und Signatur sind folgende Optionen zugelassen:
- Digitales Zertifikat, gültig für natürliche und juristische Personen (einschließlich elektronischem DNI).
- Cl@ve-System, nur für natürliche Personen verfügbar.
- Bevollmächtigte oder Steuerberater, sofern sie in das elektronische Vollmachtsregister (Formular 036 oder 255) eingetragen sind.
Die AEAT bietet einen Online-Service zur direkten Abgabe des Formulars 303, mit automatischen Prüfungen und kontextbezogener Hilfe – das erleichtert den Prozess erheblich.
Welche Mehrwertsteuer können Sie abziehen?
Sie müssen die Differenz zwischen der Ausgangsumsatzsteuer (ausgestellte Rechnungen) und der Eingangsumsatzsteuer (eingekaufte Leistungen) zahlen. Allerdings können nicht alle Ausgaben abgezogen werden.
Um die Mehrwertsteuer in Ihrer vierteljährlichen Erklärung anzugeben, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Sie können die Steuern nur im Verhältnis Ihres Anteils abziehen. Für den Fall, dass Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Vorgänge durchführen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sowie andere Vorgänge, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können Sie nur einen Teil davon abziehen, und es muss die Pro-rata-Regel gelten.
- Der erworbene Vermögenswert oder das erworbene Recht muss in der Buchführung erscheinen. Eine der Hauptpflichten jedes Unternehmens besteht darin, Rechnungen zu dokumentieren, in denen alle abzugsberechtigten Rechnungen aufgeführt sein müssen.
- Für Waren und Dienstleistungen, die sowohl beruflich als auch privat genutzt werden, gelten besondere Zuordnungsregeln (z. B. Firmenwagen, Betriebskosten).
- Sie müssen eine vollständige, ordnungsgemäße Rechnung als Nachweis besitzen (vereinfachte Belege oder Quittungen reichen in der Regel nicht aus).
Wenn Sie dem SII-System unterliegen, erfolgt der Vorsteuerabzug auf Grundlage der elektronischen Erfassung der Rechnungen innerhalb der gesetzlichen Fristen – derzeit innerhalb von vier Kalendertagen nach Buchung (mit Ausnahmen am Monatsende oder an Wochenenden).
Was muss vor der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung vorbereitet werden?
Bevor Sie mit dem Ausfüllen der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung beginnen, müssen Sie Folgendes vorbereitet haben:
- Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit des entsprechenden Quartals.
- Die Steuerdaten des Unternehmens oder der Person: Name, NIF (spanische Steuernummer), Anschrift usw.
Mögliche Ergebnisse der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung
Nachdem Sie Ihre Einnahmen- und Ausgabenrechnungen eingetragen haben, ergibt sich aus der Differenz zwischen vereinnahmter und gezahlter Umsatzsteuer das Ergebnis. Es gibt drei Möglichkeiten:
- Positives Ergebnis: Die Einnahmen übersteigen die Ausgaben – der Differenzbetrag muss an die Steuerbehörde gezahlt werden.
- Negatives Ergebnis: Die Ausgaben sind höher als die Einnahmen – es ist keine Zahlung erforderlich. Der Überschuss kann auf die folgenden Quartale übertragen oder am Jahresende (bzw. monatlich bei REDEME) erstattet werden.
- Nullergebnis: Die vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer sind gleich hoch.
Zusammenfassung
Die meisten Unternehmer und Selbstständigen sind verpflichtet, vierteljährlich die Umsatzsteuererklärung (Formular 303) einzureichen, entsprechend den Fristen der Agencia Tributaria.
Die Erklärung erfolgt ausschließlich online über die Website der AEAT, wobei alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben aus der Buchführung einzutragen sind.
Das Ergebnis bestimmt, ob Sie eine Zahlung an die Steuerbehörde leisten müssen oder eine Erstattung erhalten – je nachdem, ob Ihre Einnahmen oder Ausgaben im jeweiligen Quartal höher waren.
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