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La noticia de la obligación de la factura electrónica para todas las empresas ha generado muchas dudas sobre su aplicación. En este artículo vamos a intentar aclarar cuándo será obligatoria la factura electrónica, dónde se regula y qué programa utilizar para emitirlas.
Qué es la factura electrónica
La factura electrónica tiene los mismos efectos que una factura convencional en papel pero que se emite en formato electrónico.
La facturación electrónica es la digitalización de las facturas que se envían a los clientes para cobrar los productos o servicios prestados a los clientes. Sirve, al igual que las convencionales, para justificar las operaciones comerciales realizadas.
Aunque tiene los mismos efectos legales que las facturas convencionales, su expedición está sujeta al consentimiento del destinatario, algo que las hace diferentes.
Existen dos tipos de facturas electrónicas:
- Estructuradas. En este tipo de facturas, los datos son generados automáticamente por los programas de facturación.
- Sin estructurar. Estas facturas suelen emitirse en formato PDF, aunque también pueden ser escaneadas en papel.
Regulación de la facturas electrónicas
La principal normativa que regula las facturas electrónicas es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se recogen los datos que hay que incluir obligatoriamente en las facturas.
En cuanto a la implementación de las facturas electrónicas de forma obligatoria para todos, todos los detalles se encuentran en el Real Decreto 1007/2023 del 5 de diciembre.
Cuándo será obligatoria la factura electrónica
La obligatoriedad de realizar facturas electrónicas se va a aplicar en varias fases.
En primer lugar, ha habido una etapa de transición en la que únicamente los negocios de más de ocho millones de euros de facturación al año han tenido un plazo de 1 año (hasta octubre de 2023) para implantar este tipo de facturas.
A partir del segundo semestre de 2023 empezó a aplicarse en el resto de empresas, pymes y autónomos con facturación inferior a los ocho millones de euros. Éstos tendrán un plazo de dos años más para adaptarse y aplicar la facturación electrónica.
La Disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023 del 5 de diciembre establece que deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025:
- Los obligados a tributar por el Impuesto sobre Sociedades.
- Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
- Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Sanciones
En cualquier caso, la recomendación a autónomos y pymes es implantar este sistema de facturación cuanto antes. Las sanciones por no hacerlo cuando entre en vigor la obligatoriedad irán desde los 10.000 a los 40.000 euros.
Requisitos de la factura electrónica
El Real Decreto anteriormente mencionado establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas:
- Legibilidad del documento. Este requisito está facilitado por el programa informático con el que se crea o recibe.
- Autenticidad e integridad. Se pueden garantizar a través de diferentes métodos, como la firma electrónica.
Además, para que la factura electrónica sea legal, se van a exigir otros requisitos específicos:
- Que se emitan a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
- Incluir un código alfanumérico identificativo y un código QR.
- Que se emitan en un formato accesible para los destinatarios.
- Incluir la frase”Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o”VeriFactu”, lo que garantiza que se cumplan todas las obligaciones tributarias.
Qué software utilizar para la factura electrónica
Los softwares que pueden utilizarse para emitir la factura electrónica tienen que cumplir ciertos puntos fundamentales:
- Ser capaz de emitir las facturas en formato XML, siguiendo las guías de estilos establecidas y que integre la firma digital con validez de certificado electrónico.
- Permitir el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores. Esto quiere decir que se tiene que poder acceder con una clave de seguridad y poder mantener el acceso a las facturas electrónicas durante un período mínimo de cuatro años.
- Trabajar desde la nube y permitir el control de todo el proceso de facturación, pudiendo acceder a las facturas del cliente en cualquier momento y lugar.
Puede optarse por la opción económica de un programa manual de gestión online o plataformas integradas con el ERP de la empresa, que envían automáticamente las facturas y no es necesario invertir mucho tiempo en ello.
Para que una factura electrónica tenga el mismo valor que una factura en papel es necesario que se tenga el consentimiento del destinatario, se garantice la legibilidad de la factura. se garantice la autenticidad del origen de la factura y se garantice la integridad del contenido.
Existen algunas opciones de softwares gratuitos que permiten hacer facturas electrónicas. Además, la Agencia Tributaria pondrá a disposición de los autónomos y pymes que no quieran contratar un programa de facturación privado una solución pública de Hacienda, una plataforma abierta en la que podrán registrarse gratuitamente y emitir o recibir sus facturas por medios electrónicos cumpliendo con la legislación.
Si optan por utilizar su propio software, el reglamento establece la obligatoriedad de hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web. Si no se identifica, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación que va a poner en marcha Hacienda. En resumen, la factura electrónica será obligatoria en función del tipo de empresa en diferentes fases, siendo en 2025 la última de ellas. Se puede optar por un programa de facturación que cumpla los requisitos o la solución facilitada por la Agencia Tributaria.
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