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Die Nachricht von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen hat viele Zweifel an deren Umsetzung geweckt. In diesem Artikel versuchen wir zu klären, wann elektronische Rechnungen verpflichtend sein werden, wo dies geregelt ist und mit welchem Programm man sie ausstellen kann.
Was ist die elektronische Rechnung?
Die elektronische Rechnung ist gleich wie eine herkömmliche Papierrechnung, wird jedoch im elektronischen Format ausgestellt.
Bei der elektronischen Rechnungsstellung handelt es sich um die Digitalisierung von Rechnungen, die an Kunden gesendet werden, um Zahlungen für geleistete Produkte oder Dienstleistungen einzuziehen. Es dient wie herkömmliche Verfahren dazu, die durchgeführten Geschäftstätigkeiten zu belegen.
Obwohl sie die gleichen Rechtswirkungen wie herkömmliche Rechnungen hat, unterliegt ihre Ausstellung der Zustimmung des Empfängers, was sie unterscheidet.
Es gibt zwei Arten von elektronischen Rechnungen:
- Strukturiert. Bei dieser Art von Rechnungen werden die Daten automatisch von den Abrechnungsprogrammen generiert.
- Unstrukturiert. Diese Rechnungen werden in der Regel im PDF-Format ausgestellt, können aber auch in Papierform gescannt werden.
Regulierung elektronischer Rechnungen
Die wichtigste Regelung für elektronische Rechnungen ist das Königliche Dekret 1619/2012 vom 30. November , das die Daten regelt, die in Rechnungen enthalten sein müssen.
Bezüglich der verbindlichen Einführung elektronischer Rechnungen für alle sind alle Einzelheiten im Königlichen Erlass 1007/2023 vom 5. Dezember zu finden.
Ab wann ist die elektronische Rechnung Pflicht?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird in mehreren Phasen umgesetzt.
Erstens gab es eine Übergangsphase, in der nur Unternehmen mit mehr als acht Millionen Euro Umsatz pro Jahr eine Frist von einem Jahr (bis Oktober 2023) hatten, um diese Art von Rechnungen einzuführen.
Ab der zweiten Jahreshälfte 2023 gilt die Regelung auch für andere Unternehmen, KMU und Selbstständige mit einem Umsatz von weniger als acht Millionen Euro. Diese haben noch zwei Jahre Zeit, die elektronische Rechnungsstellung anzupassen und anzuwenden.
Die vierte Schlussbestimmung des Königlichen Erlasses 1007/2023 vom 5. Dezember legt fest, dass Computersysteme, die an die in der oben genannten Verordnung und ihren Durchführungsbestimmungen festgelegten Merkmale und Anforderungen angepasst sind, vor dem 1. Juli 2025 betriebsbereit sein müssen:
- Juristische Personen, die zur Zahlung der Körperschaftssteuer verpflichtet sind.
- Selbständige Einzelunternehmer, die einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen.
- Einkommensteuerpflichtige, die Einkünfte über eine Betriebsstätte erzielen.
- Unternehmen im Rahmen des Einkommenszurechnungssystems, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben (wie GBR etc.).
Sanktionen
Die Empfehlung für Selbstständige und Unternehmen lautet jedenfalls, dieses Abrechnungssystem schnellstmöglich einzuführen. Die Strafen für Nichteinhaltung bei Inkrafttreten der Verpflichtung liegen zwischen 10.000 und 40.000 Euro.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Der oben genannte Königliche Erlass legt die Einhaltung bestimmter Anforderungen fest, die die Lesbarkeit, Authentizität und Integrität von Rechnungen gewährleisten:
- Lesbarkeit des Dokuments. Diese Anforderung wird durch das Computerprogramm erleichtert, mit dem sie erstellt oder empfangen wird.
- Authentizität und Integrität. Sie können durch verschiedene Methoden, beispielsweise durch elektronische Signatur, gewährleistet werden.
Weitere spezifische Anforderungen erforderlich:
- Diese werden über ein Abrechnungsprogramm der Steuerbehörde oder zertifizierte Software ausgestellt.
- Es wird ein identifizierender alphanumerischer Code und einen QR-Code hinzugefügt.
- Das Format muss dem Kunden zugänglich sein.
- Den Satz „Überprüfbare Rechnung in der elektronischen AEAT-Zentrale“ oder „VeriFactu” wird hinzugefügt, der garantiert, dass alle Steuerpflichten erfüllt werden.
Welche Software für die elektronische Rechnung verwenden?
Die Software, mit der elektronische Rechnungen ausgestellt werden können, muss bestimmte grundlegende Punkte erfüllen:
- Sie können Rechnungen im XML-Format ausstellen, dabei die etablierten Styleguides befolgen und die digitale Signatur mit der Gültigkeit elektronischer Zertifikate integrieren.
- Dem Kunden wird der Zugriff, die Anzeige, das Herunterladen und das Drucken der elektronischen Rechnung bereitgestellt. Das bedeutet, dass Sie mit einem Sicherheitsschlüssel darauf zugreifen können und den Zugriff auf elektronische Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens vier Jahren aufrechterhalten können.
- Arbeiten Sie aus der Cloud und ermöglichen Sie die Kontrolle über den gesamten Abrechnungsprozess, indem Sie jederzeit und an jedem Ort auf Kundenrechnungen zugreifen können.
Sie können die kostengünstige Option eines manuellen Online-Verwaltungsprogramms oder einer in das Softwaresystem des Unternehmens integrierten Plattform wählen, die automatisch Rechnungen verschickt und dafür nicht viel Zeit investieren muss.
Damit eine elektronische Rechnung den gleichen Wert hat wie eine Papierrechnung, muss das Einverständnis des Empfängers eingeholt und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Die Authentizität der Herkunft der Rechnung und die Integrität des Inhalts ist damit gewährleistet.
Es gibt einige kostenlose Softwareoptionen, mit denen Sie elektronische Rechnungen erstellen können. Darüber hinaus wird die Steuerbehörde Selbstständigen und Kleinunternehmen, die kein privates Abrechnungsprogramm in Anspruch nehmen möchten, eine Lösung für das Finanzministerium zur Verfügung stellen, eine offene Plattform, auf der sie sich kostenlos registrieren und ihre Rechnungen auf elektronischem Wege ausstellen oder empfangen können.
Wenn sie sich dafür entscheiden, ihre eigene Software zu verwenden, sieht die Verordnung die Verpflichtung vor, ihren elektronischen Rechnungseingangspunkt in ihrer gesamten Kommunikation mit anderen Unternehmen und Freiberuflern und gegebenenfalls auf ihrer Website zu veröffentlichen. Wenn Sie sich nicht identifizieren, wird davon ausgegangen, dass Ihr Einstiegspunkt die öffentliche Abrechnungslösung ist, die das Finanzministerium implementieren wird. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Rechnung je nach Unternehmensform in verschiedenen Phasen verpflichtend sein wird, aber spätestens im Jahr 2025. Sie können ein Abrechnungsprogramm wählen, das den Anforderungen entspricht, oder die vom Finanzamt bereitgestellte Lösung.
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