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Aunque pueda parecer que son lo mismo, proveedores y acreedores no son iguales.
Hay que saber diferenciar qué es un proveedor, qué es un acreedor y las diferencias entre ellos, además de la importancia de registrarlos correctamente en contabilidad.
Qué es un proveedor
Un proveedor es la empresa que se encarga de abastecer a otras de los recursos con los que él cuenta. De esta forma entrega estos recursos a otros para que puedan desarrollar sus actividades económicas o comerciales.
Estos recursos pueden ser servicios o bienes ya listos para su venta y también materias primas o elementos que estén destinados a transformaciones posteriores.
Por tanto, pueden ser considerados proveedores tanto una empresa que venda naranjas a una frutería o a una fábrica de zumos. Y también la empresa de zumos que vende a supermercados para los clientes finales.
Si seguimos con este ejemplo, la fábrica de zumos tendrá proveedores de naranjas, de otras frutas y de azúcar, entre otros.
Qué es un acreedor
Un acreedor es una empresa que vende un bien o presta dinero a una empresa a cambio de un pago.
El acreedor tiene derecho a reclamar el pago o la obligación que se haya acordado en la fecha establecida para ello. Si el deudor no cumple con su obligación, el acreedor podrá exigir un activo que sea propiedad del deudor como compensación. Los más habituales son un inmueble o un vehículo.
El ejemplo más habitual de un acreedor real es el contrato con garantía hipotecaria de una entidad bancaria y una persona. En él se establecen las condiciones en las que debe devolverse ese préstamo y la posibilidad de que el banco se quede con la casa en caso de impago.
Tipos de acreedores
Los tipos de acreedores más había son los siguientes:
- Acreedor personal. Este tipo de acreedores surgen cuando la obligación se acuerda con familiares o amigos. Es ejecutable aunque no exista ningún documento que justifique la deuda. Sin embargo, legalmente la obligación no existe y no se podrán llevar a cabo acciones legales contra el moroso.
- Acreedor real. A diferencia del caso anterior, en este tipo de acreedor se firma un contrato legal entre las partes, donde se establecen las condiciones y derechos de reclamación por parte del acreedor.
Además de esta clasificación principal, existen otros tipos de acreedores, tantos como tipos de obligaciones y deudas exigibles. Por ejemplo, podríamos hablar del acreedor pignoraticio, hipotecario, quirografario o incluso hereditario.
Diferencias entre proveedor y acreedor
La principal diferencia entre un proveedor y un acreedor es el tipo de bienes o servicios que presta a sus clientes.
Los proveedores son necesarios para la actividad de sus clientes y los acreedores suministran otros bienes y servicios que no son necesarios para la producción, que no están directamente relacionados con la actividad de la empresa.
Por qué diferenciar proveedores y acreedores en contabilidad
Contablemente, la diferencia está en la forma que se registran y cómo se asignan los pagos.
Los proveedores se registran como compras en los libros de la empresa y los acreedores como gastos.
Cuando se reciben suministros de los proveedores es importante hacer un seguimiento del inventario, las facturas y todo lo relacionado con las compras. En cambio, los pagos de los acreedores se asignan en función del tipo de gasto, por ejemplo, mantenimiento.
Los beneficios de diferenciar proveedores y acreedores en los libros de la empresa son:
- Posibilidad de tener al día un inventario.
- Registrar correctamente los gastos, que ayudará al seguimiento de pérdidas y ganancias generales.
- Mejor reflejo de los movimientos de los activos y del cuadro financiero de la empresa.
- Asignar los activos y los gastos de forma más precisa, lo que permitirá operaciones más eficientes.
Cómo contabilizar los movimientos de proveedores y acreedores
En la contabilidad de una empresa también existen diferencias entre los movimientos de proveedores y los de los acreedores.
Contabilidad de proveedores
La cuenta de proveedores es la 400, que aumentará por el haber y disminuirá por el debe. La cuenta 400 de proveedores se abonará con cargo a cuentas del subgrupo 60 y se cargará:
- Por la formalización de la deuda en efectos de giro aceptados, con abono a la cuenta 401.
- Por la cancelación total o parcial de las deudas de la empresa con los proveedores, con abono a cuentas del subgrupo 57.
- Por los rappels que correspondan a la empresa, concedidos por los proveedores, con abono a la cuenta 609.
- Por los descuentos no incluidos en factura que le concedan a la empresa por pronto pago sus proveedores, con abono a la cuenta 606.
- Por las devoluciones de compras efectuadas, con abono a la cuenta 608.
- Por los envases y embalajes devueltos a proveedores que fueron cargados en factura por éstos, con abono a la cuenta 406.
Contabilidad de acreedores
Se abonarán a la por la recepción de los bienes o servicios con cargo a cuentas del subgrupo 62, y se cargará:
- Por la formalización de la deuda en efectos de giro aceptados, con abono a la cuenta 411.
- Por la cancelación total o parcial de las deudas de la empresa con los acreedores, con abono a las cuentas que correspondan del subgrupo 57.
Como hemos visto, existen importantes diferencias entre proveedor y acreedor. La principal es el tipo de bienes o servicios que prestan, pero también es importante diferenciar proveedores y acreedores en la contabilidad de la empresa.
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