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Importancia del control de gastos e ingresos en una empresa

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Una de las tareas más importantes relacionada con la gestión financiera es el control de gastos e ingresos en una empresa. Y no sólo lo es por los beneficios que puede reportar sino muy especialmente por los inconvenientes y riesgos que puede evitar, llegando incluso a evitar pérdidas que signifiquen el cierre de la compañía.

Qué es el control de gastos e ingresos

El control de gastos e ingresos puede definirse como una estrategia financiera que consiste en identificar y hacer seguimiento de los movimientos de ingresos y gastos para mejorar el beneficio y la competitividad de la empresa.

Controlando los gastos e ingresos se pueden comparar diferentes periodos en el tiempo y medir rentabilidad y resultados para tomar decisiones.

Por qué es importante el control de gastos e ingresos

El control de gastos e ingresos en una empresa es fundamental para calcular la rentabilidad de la actividad y poder implementar cambios en ella para solucionar problemas que afecten a los beneficios.

Si se tienen actualizados los ingresos y gastos se podrá conocer la situación financiera y calcular los recursos disponibles. Además, ayudará a tener todos los aspectos de la actividad ordenados.

En el caso de los autónomos también será la información que utilizarán para presentar las declaraciones tributarias trimestrales y anuales y servirá para hacer previsiones de futuro.

Las pymes necesitan llevar este control de gastos e ingresos para llevar la contabilidad al día y elaborar las cuentas anuales.

Para todo tipo de actividad y empresa resulta útil ya que permite conocer datos sobre impagos, cobros y pagos pendientes y otra información relevante.

Beneficios del control de gastos e ingresos

Llevar un correcto control de gastos e ingresos conlleva importantes beneficios ya que puede ahorrar costes, permite planificar objetivos a largo plazo y las decisiones que se tomen serán más acertadas.

Proponer metas a largo plazo

El control de gastos e ingresos permite establecer metas porque ayuda a saber en qué situación económica se encuentra la empresa.

Tener acceso a información importante

Mediante el control financiero es posible saber en qué fecha se cobra una factura o cuándo hay que pagar a un proveedor. Tener esos datos siempre disponibles es muy importante para tomar decisiones.

Reducir gastos

Con la información bien organizada es posible determinar cuánto dinero se está invirtiendo en cada cosa y es posible disminuir algún gasto que resulte excesivo.

Tomar decisiones efectivas

Teniendo una buena organización financiera será posible tomar decisiones y asumir compromisos financieros, como solicitar un préstamo o hacer una inversión, de forma más sencilla y acertada.

Cómo llevar un correcto control de gastos e ingresos

Existen diferentes formas de llevar un control de gastos e ingresos y dependerá fundamentalmente de las necesidades y características de la empresa.

Contabilidad básica mediante hojas de cálculo

Una de las soluciones más sencillas y baratas para llevar un correcto control de gastos e ingresos es utilizar una hoja de cálculo.

Esta herramienta tiene la ventaja de estar al alcance de todos y es fácil de utilizar. También pueden incluirse fórmulas más complejas que automaticen algunos procesos y generen gráficos.

La aplicación de hojas de cálculo más extendida es Excel, que forma parte del paquete de Microsoft Office pero también hay aplicaciones gratuitas que pueden utilizarse para llevar un control de los gastos y de los ingresos.

Programas y aplicaciones de contabilidad

En el mercado existe una gran variedad de programas y aplicaciones de contabilidad por lo que es posible encontrar una que se adapte a las necesidades de cada empresa.

Algunas aplicaciones de contabilidad son muy sencillas de usar y permiten llevar un control de gastos e ingresos sin tener que utilizar complejas fórmulas en la hoja de cálculo o recurrir a un costoso ERP.

Este tipo de software permite llevar el control financiero y suelen contar con algunas funcionalidades como elaborar informes, crear facturas o preparar las declaraciones de impuestos trimestrales y anuales.

ERPs o programas de planificación de recursos empresariales

Los ERP o programas de Enterprise Resource Planning son las soluciones más completas para la gestión empresarial integral.

Este tipo de aplicaciones no sirven únicamente para gestionar la contabilidad si no que pueden llevar el control del inventario, las ventas y los recursos humanos, así como llevar a cabo la conciliación bancaria.

Son soluciones integrales que afectan a varias áreas de la empresa por lo que suelen ser más complejas de adaptar e implementar y es habitual necesitar la ayuda de un consultor especializado.

Los ERP tienen muchas ventajas ya que ahorran tiempo por la automatización de procesos que suponen, permiten compartir información y pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades del negocio. El control de gastos e ingresos es el proceso por el que se identifican todos los movimientos de este tipo en una empresa. Tiene una gran importancia ya que permite conocer la situación financiera de la compañía. Entre los beneficios que aporta encontramos una reducción de los gastos, mejores decisiones financieras y la posibilidad de establecer metas a largo plazo. Se puede llevar a cabo en una hoja de cálculo, un programa de contabilidad o un ERP.

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