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La conciliación bancaria es un proceso que puede resultar conocido para muchos pero suscita muchas dudas, como qué tipo de conciliación hacer o cuál es la importancia de hacerlo correctamente.
Qué es la conciliación bancaria
La conciliación bancaria tiene como principal objetivo tener todos los movimientos bancarios bajo control, comparándolos con las facturas de ingresos y gastos que tiene registrada la empresa para confirmar que coinciden.
Con este proceso se contrastan los registros contables de la empresa y los movimientos de su cuenta bancaria para detectar y corregir los errores que puedan existir.
Con la conciliación se asocia una factura emitida o recibida con una transacción bancaria. De esta forma se controla que los cobros y pagos realizados son correctos.
Importancia de la conciliación bancaria
Realizar correctamente la conciliación bancaria tiene mucha importancia en las finanzas de una organización ya que permite subsanar errores, comprobar todos los movimientos, calcular el rendimiento de la empresa y evitar o reducir pérdidas.
Subsanar errores
Con la conciliación bancaria se reducen de forma importante los errores, tratando de evitar pagar gastos indebidos o no recibir el importe correcto en los cobros. Esto es algo fundamental para el funcionamiento y la rentabilidad de la empresa.
La subsanación de este tipo de errores se puede llevar a cabo haciendo una correcta conciliación bancaria.
Comprobar movimientos
Con la conciliación bancaria se puede comprobar cada transacción realizada por la empresa para detectar errores u omisiones en las facturas. Si no podemos asociar un movimiento bancario con una factura sabremos que nos falta dicho documento o que el cargo no es correcto.
Calcular el rendimiento
El rendimiento de una empresa es su razón de ser ya que todas ellas persiguen obtener beneficios.
Realizando la conciliación bancaria se obtiene una visión general de la situación económica y contable de una organización. De esta forma se conocen los ingresos y gastos, beneficios o pérdidas y otra información económica relevante para calcular el rendimiento de la empresa. Esto ayudará, además, a la toma de decisiones.
Evitar pérdidas
Al controlar de forma exhaustiva los ingresos y gastos pueden prevenirse las pérdidas derivadas de malos funcionamientos de los sistemas que se utilicen, que deben ser revisados y modificados o sustituidos a la mayor brevedad para evitar pérdidas y hacer un buen control de gastos.
Cómo hacer correctamente la conciliación bancaria
Ya hemos visto la importancia de la conciliación bancaria y sus beneficios pero para obtenerlos es importante hacerla correctamente.
Qué se necesita para hacer la conciliación bancaria
Para llevar a cabo la conciliación es necesario tener la contabilidad de la empresa actualizada y contar con toda la documentación que pueda servir de apoyo para el proceso:
- Extractos bancarios. También puede ser útil el acceso a la banca online para acceder a los movimientos.
- Documentación relacionada con los movimientos bancarios. Algunos ejemplos muy habituales son las facturas emitidas y recibidas, cheques, tickets o retiradas de efectivo.
- Últimos movimientos conciliados. Con ello se pueden comprobar los saldos y posibles ajustes pendientes.
Tipos de conciliación bancaria
Aunque tradicionalmente la conciliación bancaria se ha hecho con papel y boli, punteando cada anotación en la cuenta del banco que estaba correcta, actualmente existe la opción de hacerlo de forma automática, con la ayuda de un ERP.
Conciliación bancaria manual
Este tipo de conciliación tradicional se lleva a cabo con un documento impreso o con la ayuda de un excel. En ellos se anotan los movimientos bancarios y de facturación, comparándolos y comprobando si coinciden.
El primer paso para realizar la conciliación es comprobar el saldo final de la última vez que se concilió y el saldo inicial que hay en el banco para verificar que coinciden y no existen diferencias. En caso de existir algún error habrá que puntear de nuevo las operaciones para subsanarlo.
Tras el paso anterior, se empiezan a comprobar una a una las operaciones del periodo que se va a conciliar, asociando cada movimiento con una factura emitida o recibida. Es habitual que existan descuadres por falta de facturas de algunos proveedores o algún error en el pago de un cliente.
Conciliación bancaria automática
La conciliación bancaria automática está ganando terreno a la manual debido a sus grandes ventajas.
Mediante la utilización de un software de contabilidad especializado puede hacerse el proceso de conciliación automática.
Este tipo de proceso es el que se lleva a cabo cuando son empresas externas las que se encargan de realizarlo, aunque también es ya muy común instalar ERP’s en las empresas para conciliar los movimientos bancarios automáticamente de forma interna en la organización.
Con este tipo de conciliación se automatizan los procesos y se ahorra tiempo, al mismo tiempo que se reducen considerablemente los errores.
En qué momento se hace la conciliación bancaria
Para realizar este proceso no existe un momento perfecto. Sin embargo, lo habitual es hacerlo una vez al mes, aunque puede hacerse cada menos tiempo.
Lo más recomendable es controlar diariamente las cuentas para detectar posibles errores lo antes posible y tener conocimiento de la situación económica y financiera de la empresa. La conciliación bancaria es un proceso que tiene como objetivo controlar todos los movimientos bancarios, asociándolos a una factura emitida o recibida. Tiene una gran importancia porque permite subsanar errores, calcular el rendimiento y evitar pérdidas. Se puede hacer de forma manual o automática y es recomendable hacerlo, al menos, una vez al mes.
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